Datenschutzerklärung für Affiliated Doctors

Somnara - Digitale Schlafmedizin · Ontara Health GmbH · Stand: August 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Somnara-Plattform ist:

Ontara Health GmbH
Oberländer Straße 158
86163 Augsburg, Deutschland
Vertreten durch die Geschäftsführung: PD Dr. med. Renate Weber, Philipp Nolden-Temke
Amtsgericht Augsburg, HRB 42981
Telefon: 0160 29 777 17
E-Mail: datenschutz@somnara.de

Anfragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte richten Sie bitte an datenschutz@somnara.de.

2. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie als Affiliated Doctor - als kooperierende Ärztin bzw. kooperierender Arzt im Sinne des mit der Ontara Health GmbH geschlossenen Kooperationsvertrages - gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Kooperation mit Somnara. Sie ist kein Bestandteil des Kooperationsvertrages und begründet keine vertraglichen Ansprüche; die datenschutzrechtlichen Pflichten der Parteien, insbesondere die Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, sind im Kooperationsvertrag und seinen Anlagen geregelt.

Somnara ist eine digitale Plattform zur Unterstützung der telemedizinischen Versorgung von Schlafstörungen, die Patientinnen und Patienten, Ärztinnen und Ärzte sowie medizintechnische Versorgungsdienstleister miteinander verbindet. Als Affiliated Doctor nehmen Sie im Rahmen dieser Plattform Aufgaben der medizinischen Versorgung wahr, insbesondere die Durchführung von Videokonsultationen, die Befundung und die Therapieentscheidung.

Für die Teilnahme an klinischen Studien der Ontara Health GmbH gelten ausschließlich die dortigen Studienunterlagen, insbesondere das Studienprotokoll, die studienbezogenen Verträge und die studienspezifischen Datenschutzinformationen; diese Datenschutzerklärung findet insoweit keine Anwendung.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf der Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie einschlägiger berufsrechtlicher Vorschriften. Wir erheben Ihre Daten ausschließlich direkt bei Ihnen; eine Erhebung aus anderen Quellen findet nicht statt.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

3.1 Berufliche Stammdaten

Name, Vorname sowie Geburtsdatum (letzteres ausschließlich zur eindeutigen Identifikation und zum Abgleich mit Ihrer lebenslangen Arztnummer); E-Mail-Adresse, Telefonnummer; Fachrichtung und medizinische Spezialisierung; Arztnummer (lebenslange Arztnummer, LANR); Zulassungsnummer und Kassenzulassung; Praxisanschrift und Praxiskontaktdaten.

3.2 Qualifikations- und Berechtigungsnachweise

Approbationsurkunde, Facharzturkunde bzw. Nachweis der Fachrichtung, ggf. Nachweise schlafmedizinischer Zusatzqualifikationen (insbesondere BUB-Kurs Schlafmedizin) sowie der Nachweis einer bestehenden Berufshaftpflichtversicherung. Diese Unterlagen verarbeiten wir zur Prüfung der fachlichen Eignung vor Aufnahme und während der Kooperation.

3.3 Vertrags-, Abrechnungs- und Zahlungsdaten

Daten aus dem Kooperationsvertrag; Rechnungs- und Zahlungsdaten im Zusammenhang mit den von Ihnen an Somnara zu entrichtenden Plattformentgelten (einschließlich Bankverbindung, soweit für die Zahlungsabwicklung erforderlich); Kommunikationsprotokolle im Rahmen der Kooperation.

3.4 Plattformnutzungsdaten

Login- und Zugangsdaten für das Arzt-Portal; Nutzungsprotokolle und Aktivitätsdaten innerhalb der Plattform; Kommunikation über die plattforminterne Chatfunktion; App-Nutzungsdaten.

3.5 Profildaten zur Anzeige gegenüber Patientinnen und Patienten

Ihr Name und Ihre Fachrichtung werden Patientinnen und Patienten im Rahmen der Versorgung angezeigt (insbesondere bei Terminvereinbarung, Videokonsultation und Befundübermittlung). Weitere Profilinhalte werden nur mit Ihrer Zustimmung angezeigt.

3.6 Medizinische Dokumentationsdaten

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit als Affiliated Doctor geben Sie Befunde, Diagnosen, Therapieentscheidungen und sonstige ärztliche Dokumentationen in die Somnara-Plattform ein. Diese Daten sind primär Patientendaten und werden im Rahmen der Datenschutzerklärung für Patientinnen und Patienten verarbeitet. Soweit diese Dokumentationen Rückschlüsse auf Ihre ärztliche Tätigkeit erlauben, werden sie auch von dieser Erklärung erfasst.

Bitte beachten Sie: Ihre Pflicht zur Dokumentation in Ihrer eigenen Praxisverwaltungssoftware bleibt durch die Nutzung der Somnara-Plattform unberührt.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4.1 Durchführung des Kooperationsvertrages

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Kooperationsvertrages, insbesondere zur Prüfung Ihrer fachlichen Eignung, zur Einrichtung und Verwaltung Ihres Arzt-Portalzugangs, zur Koordination der Ihnen zugewiesenen Patientenfälle, zur Anzeige Ihres Namens und Ihrer Fachrichtung gegenüber den von Ihnen versorgten Patientinnen und Patienten, zur Abwicklung der Kommunikation über die Plattform sowie zur Abrechnung der von Ihnen an Somnara zu entrichtenden Plattformentgelte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Bereitstellung der in Ziffern 3.1 bis 3.3 genannten Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Kooperationsvertrages erforderlich; ohne diese Angaben kann die Kooperation nicht begründet oder durchgeführt werden. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

4.2 Zugriff auf Patientendaten im Rahmen der Versorgung

Als Affiliated Doctor erhalten Sie über die Somnara-Plattform Zugriff auf diejenigen Patientendaten, die zur Erfüllung Ihrer jeweiligen medizinischen Aufgabe erforderlich sind. Der Umfang des Datenzugriffs folgt dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) und wird durch die technischen Zugriffsrechte der Plattform gesteuert; Zugriffe werden zu Sicherheits- und Nachweiszwecken protokolliert. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung der Behandlungsdaten sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h i. V. m. Abs. 3 DSGVO und § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG. Die Verteilung der datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit regelt Ziffer 5.

4.3 Qualitätssicherung und Plattformverbesserung

Somnara verarbeitet Nutzungsdaten zur Qualitätssicherung des Versorgungsangebots, zur Gewährleistung der Sicherheit und Funktionsfähigkeit der Plattform sowie zur Weiterentwicklung der Plattformfunktionen. Eine Bewertung oder Kontrolle Ihrer individuellen ärztlichen Leistung findet dabei nicht statt; ärztliche Behandlungsentscheidungen werden nicht zur Leistungsmessung ausgewertet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, qualitätsgesicherten und funktionsfähigen Plattformbetrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Ihre Interessen und Rechte haben wir hierbei berücksichtigt. Der Verbesserung KI-gestützter Unterstützungswerkzeuge dienen ausschließlich anonymisierte bzw. aggregierte Daten ohne Personenbezug. Ihnen steht das Widerspruchsrecht nach Ziffer 11 zu.

4.4 Kommunikation

Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten zur Kommunikation im Rahmen der Kooperation, insbesondere für die Zuweisung von Patientenfällen, Koordinationsaufgaben, Plattformupdates und technischen Support. Kommunikationskanäle sind E-Mail, Telefon, App und die plattforminterne Chatfunktion. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.5 Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere §§ 147 AO, 257 HGB) oder berufsrechtliche Vorschriften die Verarbeitung Ihrer Daten erfordern, erfolgt diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4.6 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Insbesondere trifft die Plattform keine automatisierten Entscheidungen über die Zuweisung, Bewertung oder Vergütung von Ärztinnen und Ärzten; KI-gestützte Funktionen dienen ausschließlich als Entscheidungsunterstützung, die finale medizinische und organisatorische Entscheidung trifft stets ein Mensch.

5. Datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit

Die Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung im Rahmen der Kooperation verteilt sich wie folgt:

a) Ihre alleinige Verantwortlichkeit: Für Ihre ärztlichen Behandlungsentscheidungen sowie für die Dokumentation in Ihrer eigenen Praxisverwaltung sind Sie alleinige datenschutzrechtliche Verantwortliche bzw. alleiniger Verantwortlicher.

b) Gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO): Für die Verarbeitung von Behandlungsdaten über die Plattform — insbesondere die Eingabe und Verwaltung von Befunden, die Durchführung von Videokonsultationen und die Fallkoordination — sind Somnara und Sie gemeinsam Verantwortliche. Das Wesentliche der hierzu getroffenen Vereinbarung besteht darin: Somnara erfüllt die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO gegenüber den Patientinnen und Patienten über die Datenschutzerklärung für Patientinnen und Patienten; Somnara dient als zentrale Anlaufstelle für Betroffenenanfragen und koordiniert deren Beantwortung, wobei jede Partei verpflichtet ist, die jeweils andere unverzüglich zu unterstützen; Somnara verantwortet die technische Sicherheit der Plattform (Art. 32 DSGVO), Sie verantworten die inhaltliche Richtigkeit Ihrer Dokumentation; Meldungen von Datenschutzverletzungen gegenüber Aufsichtsbehörden und Betroffenen koordiniert Somnara. Ungeachtet dieser Aufgabenverteilung können betroffene Personen ihre Rechte nach der DSGVO gegenüber jedem der gemeinsam Verantwortlichen geltend machen (Art. 26 Abs. 3 DSGVO).

c) Alleinige Verantwortlichkeit von Somnara: Für die Verarbeitung Ihrer Stamm-, Qualifikations-, Vertrags-, Abrechnungs- und Plattformnutzungsdaten (Ziffern 3.1 bis 3.5) ist Somnara alleinige Verantwortliche.

Die finale Therapieentscheidung liegt ausschließlich bei Ihnen als behandelnder Ärztin bzw. behandelndem Arzt; Somnara stellt lediglich eine technische Unterstützung zur Zusammenarbeit mit Ihren Patientinnen und Patienten bereit.

6. Empfänger Ihrer Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, soweit dies zur Durchführung der Kooperation erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder durch ein berechtigtes Interesse gedeckt ist. Empfänger sind insbesondere:

• Somnara-interne Stellen: Geschäftsführung, technisches Team, Qualitätssicherung, soweit für die Kooperationsabwicklung erforderlich;
• Patientinnen und Patienten: Anzeige Ihres Namens und Ihrer Fachrichtung im Rahmen der Versorgung (Ziffer 3.5);
• IT-Dienstleister und Hosting-Anbieter: die Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, als Auftragsverarbeiter für Betrieb und Hosting der Plattform auf Servern in Deutschland; daneben können für die Auslieferung der Weboberflächen, den E-Mail-Versand und die Verwaltung von Kontaktdaten die in der allgemeinen Datenschutzerklärung (somnara.de/datenschutz, dort Ziffern 2 und 6) genannten Auftragsverarbeiter eingesetzt werden; die dortigen Angaben zu Rechtsgrundlagen und zur Absicherung etwaiger Drittlandübermittlungen gelten entsprechend;
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer: soweit für die Rechnungslegung erforderlich;
• Behörden und Aufsichtsstellen: soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Mit sämtlichen eingesetzten Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

7. Hosting und Datenverarbeitung

Die Somnara-Plattform einschließlich der Videokonsultationsfunktion ist eine Eigenentwicklung der Ontara Health GmbH und wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland betrieben. Videokonsultationen laufen über unsere eigene Infrastruktur; ein externer Videokonferenzdienst wird nicht eingesetzt. Sämtliche Inhaltsdaten - insbesondere Behandlungsdaten, ärztliche Dokumentationen und Kommunikationsinhalte - werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet. Soweit bei der Auslieferung der Weboberflächen technische Zugriffsdaten über die in der allgemeinen Datenschutzerklärung beschriebene Frontend-Infrastruktur verarbeitet werden, gelten die dortigen Angaben (einschließlich der Absicherung über EU-Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework) entsprechend; Inhaltsdaten sind hiervon nicht betroffen.

8. Speicherdauer, Datenhaltung und Beendigung der Kooperation

8.1 Während der aktiven Kooperation

Alle von Ihnen über die Somnara-Plattform eingegebenen Dokumentationen sowie Ihre Stamm-, Qualifikations- und Vertragsdaten werden für die Dauer der Kooperation auf der Somnara-Plattform vorgehalten und sind für Somnara im Rahmen der in dieser Erklärung genannten Zwecke zugänglich.

8.2 Bei Beendigung der Kooperation

• Ärztliche Dokumentationen: Sie erhalten auf Anfrage innerhalb von 14 Tagen nach Vertragsbeendigung einen vollständigen Datenexport Ihrer in die Plattform eingegebenen ärztlichen Dokumentationen in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (z. B. CSV oder JSON), auf Wunsch ergänzend als PDF.
• Patientendaten: Die über die Plattform dokumentierten Patientendaten verbleiben für die Dauer der ärztlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ab Ende der jeweiligen Behandlungs- bzw. Versorgungsbeziehung (§ 630f Abs. 3 BGB, § 10 Abs. 3 MBO-Ä) auf der Plattform gespeichert. Die Speicherung erfolgt im Rahmen der in Ziffer 5 beschriebenen Verantwortlichkeitsverteilung zur Sicherung der Versorgungskontinuität und zur Unterstützung Ihrer fortbestehenden Dokumentationspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 630f BGB; Art. 9 Abs. 2 lit. h i. V. m. Abs. 3 DSGVO, § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG).
• Arztprofil und Zugangsdaten: Ihre Stammdaten, Login-Daten und das Arztprofil werden 30 Tage nach Vertragsbeendigung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Rechnungsdaten: Speicherung gemäß den steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten für 10 Jahre (§ 147 AO).

8.3 Allgemeine Speicherfristen

• Vertragsdaten und Kommunikationsprotokolle: Dauer der Kooperation zuzüglich 3 Jahre nach Vertragsende (regelmäßige Verjährungsfrist, §§ 195, 199 BGB);
• Nachweise erteilter Einwilligungen: 3 Jahre nach Widerruf oder Vertragsende (Art. 5 Abs. 2, Art. 7 Abs. 1 DSGVO);
• Technische Nutzungs- und Zugriffsprotokolle: Diese werden aus Gründen der IT-Sicherheit und zur Erfüllung der Nachweispflichten beim Umgang mit Gesundheitsdaten (Erkennung und Abwehr unberechtigter Zugriffe, Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge) gespeichert und gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch nach 90 Tagen; eine längere Speicherung erfolgt nur anlassbezogen, soweit ein konkreter Sicherheitsvorfall oder eine gesetzliche Pflicht dies erfordert, und beschränkt auf die betroffenen Datensätze;
• Chat-Kommunikation: Inhalte der plattforminternen Chatfunktion werden, soweit sie Behandlungsbezug haben, Teil der medizinischen Dokumentation (Ziffer 8.2); im Übrigen gelten sie als Kommunikationsprotokolle im Sinne dieser Ziffer.

9. Ärztliche Schweigepflicht

Somnara ist sich bewusst, dass Sie als Affiliated Doctor der ärztlichen Schweigepflicht gemäß § 203 StGB und § 9 MBO-Ä unterliegen. Somnara gestaltet die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen der Plattform so, dass Sie Ihre Schweigepflicht jederzeit einhalten können. Informationen aus Videokonsultationen und ärztlichen Dokumentationen werden ausschließlich im Rahmen der Versorgung der jeweiligen Patientinnen und Patienten verarbeitet.

Soweit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Dienstleister von Somnara im Rahmen des Plattformbetriebs Zugang zu berufsrechtlich geschützten Informationen erhalten können, sind sie sonstige mitwirkende Personen im Sinne von § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB und werden von Somnara gemäß § 203 Abs. 4 StGB ausdrücklich zur Geheimhaltung verpflichtet. Entsprechendes stellt Somnara vertraglich bei eingesetzten Unterauftragnehmern sicher.

10. Datensicherheit

Somnara trifft technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO zum Schutz der auf der Plattform verarbeiteten Daten, insbesondere: Verschlüsselung der Datenübertragung nach dem Stand der Technik; Verschlüsselung gespeicherter Daten, soweit dem Risiko angemessen; strikte rollenbasierte Zugriffskontrollen - Affiliated Doctors erhalten ausschließlich Zugriff auf die ihnen zugewiesenen Patientenfälle; Protokollierung sicherheitsrelevanter Zugriffe; Schwachstellenmanagement und regelmäßige Sicherheitsprüfungen in risikoangemessenem Umfang. Für den Zugang zum Arzt-Portal stellt Somnara eine Mehrfaktor-Authentifizierung bereit, sobald und soweit diese für die jeweilige Zugangsart technisch verfügbar ist; wir empfehlen deren Nutzung ausdrücklich.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber Somnara hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, insbesondere die Verarbeitung zu Qualitätssicherungs- und Plattformverbesserungszwecken nach Ziffer 4.3, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir die betroffenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@somnara.de. Bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität können wir zusätzliche Informationen zur Identitätsbestätigung anfordern (Art. 12 Abs. 6 DSGVO). Wir beantworten Ihr Anliegen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang; diese Frist kann in den Fällen des Art. 12 Abs. 3 DSGVO um zwei weitere Monate verlängert werden, worüber wir Sie informieren würden. Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Ziffer 5 lit. b können betroffene Personen ihre Rechte auch gegenüber jedem der gemeinsam Verantwortlichen geltend machen.

12. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 Abs. 1 DSGVO). Die für Somnara zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
Telefon: +49 981 180093-0
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de · Website: https://www.lda.bayern.de

13. Hinweis auf den Kooperationsvertrag

Ergänzende Regelungen zur datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit, zur gemeinsamen Verarbeitung gemäß Art. 26 DSGVO sowie zu Ihren spezifischen Pflichten im Umgang mit Patientendaten enthalten der Kooperationsvertrag und seine Anlagen. Diese Datenschutzerklärung dient demgegenüber ausschließlich Ihrer Information nach Art. 13 DSGVO.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Plattformfunktionen, die eingesetzten Technologien oder die Rechtslage ändern. Wesentliche Änderungen werden Ihnen schriftlich oder per E-Mail mitgeteilt. Die jeweils aktuelle Version ist unter somnara.de/datenschutz/aerzte abrufbar; frühere Fassungen stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

Stand: August 2026 · Ontara Health GmbH · datenschutz@somnara.de